O capital humano é cada vez mais valorizado porque pode armazenar o conhecimento. Assim, o indivíduo ganha mais poder dentro da organização e as formas tradicionais de administração têm que se adaptar.
O serviço de Disseminação Seletiva da Informação é uma das ferramentas mais eficazes para resolver o problema de excesso e falta de informação no seio de uma organização.
Apesar do nome pomposo, é um processo simples: verificar as demandas, coletar, tratar e distribuir as informações num fluxo contínuo.
Se levarmos em conta que informação é a base para a tomada de decisões gerenciais e operacionais, entendemos o quão vantajoso é otimizar o fluxo de informações dentro da organização.
As empresas hoje investem muito em sistemas de informação para armazenar e criar dados, mas pouco na recuperação desses dados. Dão ênfase no processamento e não no entendimento das informações. O resultado disso é uma visão limitada do que acontece fora da empresa, o que a impede de se antecipar às demais e vencer a concorrência.
Afinal, a cada dia o tempo se torna mais abstrato e curto. De uma noite para a outra, pode acontecer uma crise profunda e recuperação milagrosa de uma bolsa de valores, sem que nenhuma analista financeiro pare para respirar. Prever fatos é vantagem competitiva.
Mas como é possível prever um fato? Só mediante o acompanhamento contínuo dos fatos que vão precedê–lo. E não é só acompanhar, é preciso entender. O acompanhamento hoje em dia é problemático principalmente porque as informações viajam pelos meios desprovidas de metadados que possibilitariam uma filtragem mais rápida.
Tentar conter o fluxo de informações não é a saída, a solução é seletivizar o acesso. Se as informações as quais o funcionário tem acesso são potencialmente de alta relevância, com certeza o seu aproveitamento será muito melhor.
Filtrar informações requer muita atenção, por isso é necessário um profissional qualificado que seja encarregado de fazer isso. No serviço de Disseminação Seletiva, após a filtragem é feito o tratamento dessa informação (formatação, sintetização, metadados etc) e depois a distribuição.
Mas essa distribuição é de acordo com o que o seu destinatário necessita, ou seja, é seletiva. O serviço bem feito consegue aproveitar o máximo o feedback do usuário, ao mesmo tempo que maximiza a entrega de informações relevantes.
Um exemplo, só para não ficar no ar:
Os engenheiros de uma indústria de radares de trânsito não estão conseguindo dar conta de acompanhar todas as novas tecnologias disponíveis ao mesmo tempo em que buscam informações necessárias para cada projeto. Contratam um consultor em Gestão de Informação para otimizar o fluxo e ele indica o serviço de Disseminação Seletiva para atender as demandas. Ele explica que é fácil: basta preencher um formulário solicitando as informações que eles precisam com freqüência, que ele dá um jeito de arrumar. A cada 15 dias, cada equipe de engenheiros recebe um boletim personalizado de acordo com o projeto, contendo informações sintetizadas e completas.
Mas esse fluxo de informação não serve só para suportar decisões. Ele contribui e muito para a formação do conhecimento. O capital humano está sendo cada vez mais valorizado justamente porque é só ele quem pode armazenar o conhecimento. Não há como transferir nem guardar em máquinas ou em outras pessoas instantaneamente um conhecimento. Assim, o indivíduo, inevitavelmente ganha mais poder dentro da organização, e as formas tradicionais de administração têm que se adaptar. Uma das reações a esse fenômeno foi o surgimento da Gestão do Conhecimento, que se ocuparia justamente de acompanhar o crescimento do indivíduo e identificar suas capacidades.
A tecnologia permite que os trabalhadores atuem em planos cada vez mais sutis, lidando menos com trabalho braçal e mais com informação. Essa tendência parece estar só começando a pegar o fôlego no Brasil, portanto quem sair na frente e investir, vai se dar bem.
Gestão do conhecimento é no todo, não à parte
12 de junho de 2003, 0:00
É um engano encarar a gestão do conhecimento como um sistema corporativo a mais. Quando as iniciativas de GC estão inseridas nos procedimentos do dia–a–dia, tudo flui sem maiores resistências.
Muitas iniciativas de gestão do conhecimento são encaradas, erroneamente, como um novo sistema ou processo, à parte de toda cadeia da organização.
Desta forma toda uma infra–estrutura específica seria indispensável para a continuidade do projeto, aumentando em muito os custos de implantação e manutenção.
Talvez a grande diferença entre gestão do conhecimento (GC) e gestão de conteúdo é que a primeira é muito mais estrutural do que a segunda, que se apresenta mais conjuntural. A gestão do conhecimento interage e depende intensamente da cultura e do modelo mental de seus colaboradores. Imagine as abordagens de GC embutidas nos processos das organizações e os benéficos conseqüentes.
Melhorias nos procedimentos. Todo processo possui procedimentos, que por sua vez são compostos de tarefas. Quando se tem documentado os procedimentos que agregam valor ao processo, fica fácil identificar a real possibilidade de adequar técnicas relacionadas à GC para fazer parte de cada procedimento. Por isso empresas que seguem modelos bem estruturados e de eficiência comprovada, como as Normas ISO, por exemplo, possuem a estrutura básica para o sucesso.
Porém, há necessidade de repensar cada procedimento constantemente – melhoria contínua –, modificando sempre que possível. Para este assunto, o lema “em time que está ganhando não se mexe” não funciona. Talvez o que melhor se adequaria seria: “sempre dá para melhorar, mesmo que não pareça”.
Participação. Documentar é preciso, mas não basta. Este é outro motivo causador de fracasso de programas de GC. Deve haver compreensão por parte dos colaboradores da importância de sua participação pró–ativa e permanente em todo o processo de distribuição de conhecimento.
Se isto está de alguma forma inserida no fluxo normal dos procedimentos que ele executa no dia–a–dia, o colaborador passa a assumir tais tarefas com muito menos resistência. Imaginem os ganhos para a organização se isso for bem trabalhado!
Acredito que o conceito não vale apenas para a gestão do conhecimento. Muitos projetos de gestão organizacional seriam melhor aproveitados se utilizassem os procedimentos documentados para incorporar suas propostas e objetivos junto aos colaboradores, mesmo que estes não percebam. Trabalhemos nisso. [Webinsider]
Nenhum comentário:
Postar um comentário