Considere alguns fatores importantes para ajudá-lo a escolher a opção certa.
Qual é a diferença entre webcasting e webconference? Em que circunstâncias deve cada ser aplicada? Quando você acessa o Google com a palavra-chave "webcast" boa parte das empresas listadas nos ad-words (pagas) são, na verdade, fornecedores de conferência web (webconference).
Antes de mais nada é importante definir corretamente essas tecnologias.
Uma webconference é uma reunião on-line geralmente realizada combinando o telefone com a web. Você pode apresentar slides e compartilhar desktops on-line usando o seu PC. O áudio é capturado e transmitido através de linha telefônica ou VoIP. Em algumas circunstâncias, pode ser capturado vídeo usando uma câmera de vídeo desktop de baixo custo. A webconference é ideal para reuniões menores e mais participativas, onde todos ou quase todos os participantes comunicam-se entre entre si.
Já um webcast é uma apresentação ao vivo, "live-like"(como se fosse ao vivo) ou sob demanda transmitida em áudio ou áudio e vídeo na Web. Ela é ideal e direcionada para maiores audiências online, a webdifusão. É tipicamente um programa mais elaborado, sofisticado, produzido com qualidade profissional em termos de visual (câmeras) e áudio, com a combinação de uma série de recursos interativos como slides, flash, pesquisas, downloads e outros.
Geralmente o motivo que leva à adoção de ambas as estratégias é a mesma: comunicação com um grupo disperso geograficamente. Para que se possa tomar a melhor decisão para seu evento alguns fatores devem ser levados em consideração: 1) audiência, 2) qualidade da apresentação e 3) custos.
1) Audiência
O seu público está concentrado em grandes ou pequenas empresas ou ainda em home-offices? Eles estão no país ou dispersos em todo o mundo? Essas distinções cruciais podem afetar se você definir pelo uso de um webcast ou uma webconference para sua próxima apresentação on-line.
A grande maioria das ferramentas de webconference exigem o uso de software autônomo ou plugin que deve ser instalado no PC do apresentador para compartilhar sua tela. A desvantagem é que em grandes empresas os funcionários não podem baixar softwares não aprovados pela área de segurança da informação, o que pode excluir quem não possa (hierarquicamente, por exemplo) baixar o software para assistir/compartilhar informações.
Por sua vez, a maioria dos fornecedores de webcasting dependem apenas do software que já vem incluído no sistema operacional de um PC, ou seja, o browser. A intenção é clara: tornar o procedimento muito simples para que qualquer usuário com qualquer PC com acesso à internet possa acessar o evento e seu conteudo.
Um webcast fornece um link comum para o mesmo evento, não importa onde o público esteja localizado geograficamente. Por outro lado, uma webconference normalmente usa uma ponte de conferência (via telefone) como meio de captura e transmissão. Isso significa que uma webconference pode exigir vários números de acesso gratuito e também de dial-in em várias regiões do país, o que confunde o público e pode frustrá-lo também.
Tamanho: A webconference é ideal para sessões de trabalho menores e interativas, normalmente com compartilhamento de documentos e em tempo real, com tempo não muito extenso (até duas horas) e com no máximo 15 pessoas; experimente perguntar para quem já participou de reuniões com número superior a este como foi a experiência. Pouco se aproveita.
Em um webcast os participantes podem também usufruir da flexibilidade do diálogo em tempo real com apresentadores através de perguntas (via texto) e respostas (via vídeo ou texto) e pesquisa; a diferença é que o ambiente é mais controlado e mais facilmente gerenciável.
Considere também o quão fácil possa ser ou não para a sua audiência o ingresso ao evento digital, principalmente se eles tiverem que fazer o download de um plugin ou software sem que esperassem isso. O que os participantes normalmente esperam é talvez um tipo de cadastro com algumas informações e acesso imediato ao conteúdo. Simples assim.
Todos os produtos de webconference têm limitações de escalabilidade.Alguns são limitados pelo número de usuários simultâneos, inclusive, o que é justificado pelo uso do recurso utilizado para compartilhamento de documentos. De outro lado o webcast é um formato de transmissão e pode ser expandido para qualquer tamanho de audiência.
2. Qualidade da Apresentação
Qual é a sua expectativa de qualidade? Naturalmente você deseja que todas ocorram de forma tranquila, mas sabemos que há reuniões mais simples e outras extremamente importantes, seja pelo assunto, seja pelo apresentador ou pelo público alvo.
Sem sombra de dúvida uma reunião colaborativa entre duas ou três equipes remotas da mesma empresa tem uma tolerância maior para erros do que uma divulgação de um fato relevante para o mercado pelo CEO ou um diretor corporativo. Nesse quesito a qualidade da apresentação pode ser observada de várias maneiras, contudo em todas o ponto em comum será a de transmitir confiabilidade da sua marca para quem está na ponta. Estas observações podem ser sobre:
Vídeo: Ambos - webcasting e webconference - oferecem integração com o vídeo. Normalmente no webcast a qualidade pode ser consideravelmente superior por conta da sua cracterística de difusão próxima à TV. Uma webconference normalmente contará com uma fonte de captura - como uma webcam, uma de suas características. Essa é uma diferença considerável na sua decisão.
Mesmo com webcams de grande qualidade, o resultado final depende do operador (normalmente um funcionário que maneja a webcam) e da experiência de valor que se quer passar para público alvo. Já um webcast é geralmente um evento "produzido" como na televisão, com profissionais de iluminação, som e operação de câmera e o resultado final deve ser compatível com esta infraestrutura, ou seja, de qualidade superior, inclusive para fazer parte do acervo de imagens (e eventos) da empresa, diferente do primeiro caso.
A forma como o vídeo é manipulado pela tecnologia de webcast difere significativamente daquela feita pela webconference, pois esta usa uma ferramenta de vídeo e/ou áudio como um complemento, enquanto no webcast a tecnologia já foi desenvolvida especificamente para vídeo.
Branding: A marca raramente é uma preocupação para pequenas reuniões internas, contudo pode ser crítica nas apresentações externas ou mesmo internas de grande público. Ninguém quer ver sua marca danificada por um evento mal feito, com congelamento da imagem, com um logo mal posicionado ou fora do seu manual de comunicação. O webcast sempre oferece mais opções de layout (o que inclui branding) para corresponder a um look and field específico da empresa, tudo de forma harmonica.
A maioria dos aplicativos de webconference oferece capacidade limitada de branding o que faz sentido em reuniões colaborativas menores entre pessoas da mesma empresa. Nesse caso a marca exposta de forma simples não se torna um problema.
Confiabilidade da plataforma: Em webconference normalmente o PC utilizado (e a tela) é a do apresentador, o que pode tornar-se um ponto falho. Naturalmente ele usa o equipamento com outras aplicações no seu dia a dia, o que aumenta a possibilidade de falha. Vale lembrar que ele normalmente está atrás de um firewall (e fazendo upload do seu evento!) em uma conexão de largura de banda limitada e concorrida pelos outros usuários da empresa que muitas vezes nem sabem que aquele evento está ocorrendo. Se houver qualquer interferência sobre essa conexão (o que ocorre muitas vezes) o evento pode falhar pois há uma competição na rede interna que é refletida no link.
O vídeo streaming (ou flash) incorporado a um webcast é criado em um ambiente controlado em máquinas configuradas e testadas exclusivamente para esse fim, o que inclui backup para redundância. Além disso normalmente são usadas conexões dedicadas de rede para oferecer um fluxo confiável de dados para redistribuição pelo CDN (Content Delivery Network)contratado; isso reduz drasticamente a possibilidade da degradação.
3. Custos
Sistemas de webconference podem ser adquiridos de várias formas, mas a mais comum é um custo por minuto para cada participante (além dos 0800), o que torna o preço final variável, ou seja, você não tem um orçamento definido antecipadamente - apenas uma expectativa considerando o público que convidou. Para webcasts normalmente é cobrada uma taxa fixa para um número máximo de participantes simultâneos aliada ao tempo do evento, tornando o orçamento muito mais previsível.
Os custos também pode variar significativamente entre as duas plataformas, especialmente em se tratando de grandes audiências. Com custos a R$ 0,30 por minuto um evento de duas horas com 200 usuários pode custar R$ 7.200 - isso contando com ligações locais, sem DDD. Com o mesmo investimento você tem o evento por até 8 horas contínuas para um público maior, com mais qualidade e que ainda pode ser disponibilizado on-demand, pós-evento, para acesso por quem não conseguiu conectar-se a tempo ou que estava em algum outro encontro.
Em suma, ao decidir entre webconference e webcast faça a si algumas perguntas:
a) a audiência: natureza do seu público, dispersão geográfica, quantidade, que tipo de controle você tem sobre os PCs deles e gerenciamento de acessos com relatórios, cadastros, etc.. Quando maior os números e maior a dispersão, mais sentido faz um webcast. Mais recentemente
b) o nível de qualidade de produção: que nível seu evento online requer? Se é para um público externo, que imagem da sua marca você quer passar? Quantos palestrantes você vai ter e que vão interferir diretamente na dinâmica deste evento? Que dinâmica de evento você quer (câmeras com corte). Você deseja ter destaque em sua marca? Se o nível de produção não for muito exigente, é para público interno pouco numeroso e requer interatividade, webconference é um bom caminho. Do contrário, o webcast é a melhor solução, ou seja, público maior, melhor produção, maior cuidado com a imagem de forma harmoniosa à comunicação corporativa.
c) o quanto você deseja investir: muitos fornecedores oferecem ambas as soluções e eles devem ser capazes de mostrar a você estas diferenças, o impacto das eventuais mudanças que você queira para o seu evento (para que você não tenha surpresas pós-evento) e a melhor aplicação para cada ocasião. Contratos anuais trazem significativo ganho tanto para quem contrata quanto para quem fornece o serviço.
d) a frequência de uso: se você vai fazer isso uma única vez, se isso faz parte de um projeto mais intenso de comunicação semanal ou diária ou ainda se várias áreas da corporação podem fazer uso da mesma plataforma - o que vai determinar o volume global - tudo tem que ser ponderado para a escolha da melhor tecnologia e para a melhor experiência pelo usuário (que é o que interessa).
e) a infraestrutura e pessoal (peopleware): se você dispõe de links dedicados e de back-up, se tem hardware compartilhado ou específico para eventos, se tem disponibilidade de pessoal para produção ou ainda se tem estes dedicados à administração dos eventos e gerenciamento de seus conteúdos e relatórios. Se a medida da leitura sua tendência é responder não, avalie potencialmente webcast e serviços agregados do fornecedor. Dedique-se ao seu core business.
Giancarlo Colombo
Qual é a diferença entre webcasting e webconference? Em que circunstâncias deve cada ser aplicada? Quando você acessa o Google com a palavra-chave "webcast" boa parte das empresas listadas nos ad-words (pagas) são, na verdade, fornecedores de conferência web (webconference).
Antes de mais nada é importante definir corretamente essas tecnologias.
Uma webconference é uma reunião on-line geralmente realizada combinando o telefone com a web. Você pode apresentar slides e compartilhar desktops on-line usando o seu PC. O áudio é capturado e transmitido através de linha telefônica ou VoIP. Em algumas circunstâncias, pode ser capturado vídeo usando uma câmera de vídeo desktop de baixo custo. A webconference é ideal para reuniões menores e mais participativas, onde todos ou quase todos os participantes comunicam-se entre entre si.
Já um webcast é uma apresentação ao vivo, "live-like"(como se fosse ao vivo) ou sob demanda transmitida em áudio ou áudio e vídeo na Web. Ela é ideal e direcionada para maiores audiências online, a webdifusão. É tipicamente um programa mais elaborado, sofisticado, produzido com qualidade profissional em termos de visual (câmeras) e áudio, com a combinação de uma série de recursos interativos como slides, flash, pesquisas, downloads e outros.
Geralmente o motivo que leva à adoção de ambas as estratégias é a mesma: comunicação com um grupo disperso geograficamente. Para que se possa tomar a melhor decisão para seu evento alguns fatores devem ser levados em consideração: 1) audiência, 2) qualidade da apresentação e 3) custos.
1) Audiência
O seu público está concentrado em grandes ou pequenas empresas ou ainda em home-offices? Eles estão no país ou dispersos em todo o mundo? Essas distinções cruciais podem afetar se você definir pelo uso de um webcast ou uma webconference para sua próxima apresentação on-line.
A grande maioria das ferramentas de webconference exigem o uso de software autônomo ou plugin que deve ser instalado no PC do apresentador para compartilhar sua tela. A desvantagem é que em grandes empresas os funcionários não podem baixar softwares não aprovados pela área de segurança da informação, o que pode excluir quem não possa (hierarquicamente, por exemplo) baixar o software para assistir/compartilhar informações.
Por sua vez, a maioria dos fornecedores de webcasting dependem apenas do software que já vem incluído no sistema operacional de um PC, ou seja, o browser. A intenção é clara: tornar o procedimento muito simples para que qualquer usuário com qualquer PC com acesso à internet possa acessar o evento e seu conteudo.
Um webcast fornece um link comum para o mesmo evento, não importa onde o público esteja localizado geograficamente. Por outro lado, uma webconference normalmente usa uma ponte de conferência (via telefone) como meio de captura e transmissão. Isso significa que uma webconference pode exigir vários números de acesso gratuito e também de dial-in em várias regiões do país, o que confunde o público e pode frustrá-lo também.
Tamanho: A webconference é ideal para sessões de trabalho menores e interativas, normalmente com compartilhamento de documentos e em tempo real, com tempo não muito extenso (até duas horas) e com no máximo 15 pessoas; experimente perguntar para quem já participou de reuniões com número superior a este como foi a experiência. Pouco se aproveita.
Em um webcast os participantes podem também usufruir da flexibilidade do diálogo em tempo real com apresentadores através de perguntas (via texto) e respostas (via vídeo ou texto) e pesquisa; a diferença é que o ambiente é mais controlado e mais facilmente gerenciável.
Considere também o quão fácil possa ser ou não para a sua audiência o ingresso ao evento digital, principalmente se eles tiverem que fazer o download de um plugin ou software sem que esperassem isso. O que os participantes normalmente esperam é talvez um tipo de cadastro com algumas informações e acesso imediato ao conteúdo. Simples assim.
Todos os produtos de webconference têm limitações de escalabilidade.Alguns são limitados pelo número de usuários simultâneos, inclusive, o que é justificado pelo uso do recurso utilizado para compartilhamento de documentos. De outro lado o webcast é um formato de transmissão e pode ser expandido para qualquer tamanho de audiência.
2. Qualidade da Apresentação
Qual é a sua expectativa de qualidade? Naturalmente você deseja que todas ocorram de forma tranquila, mas sabemos que há reuniões mais simples e outras extremamente importantes, seja pelo assunto, seja pelo apresentador ou pelo público alvo.
Sem sombra de dúvida uma reunião colaborativa entre duas ou três equipes remotas da mesma empresa tem uma tolerância maior para erros do que uma divulgação de um fato relevante para o mercado pelo CEO ou um diretor corporativo. Nesse quesito a qualidade da apresentação pode ser observada de várias maneiras, contudo em todas o ponto em comum será a de transmitir confiabilidade da sua marca para quem está na ponta. Estas observações podem ser sobre:
Vídeo: Ambos - webcasting e webconference - oferecem integração com o vídeo. Normalmente no webcast a qualidade pode ser consideravelmente superior por conta da sua cracterística de difusão próxima à TV. Uma webconference normalmente contará com uma fonte de captura - como uma webcam, uma de suas características. Essa é uma diferença considerável na sua decisão.
Mesmo com webcams de grande qualidade, o resultado final depende do operador (normalmente um funcionário que maneja a webcam) e da experiência de valor que se quer passar para público alvo. Já um webcast é geralmente um evento "produzido" como na televisão, com profissionais de iluminação, som e operação de câmera e o resultado final deve ser compatível com esta infraestrutura, ou seja, de qualidade superior, inclusive para fazer parte do acervo de imagens (e eventos) da empresa, diferente do primeiro caso.
A forma como o vídeo é manipulado pela tecnologia de webcast difere significativamente daquela feita pela webconference, pois esta usa uma ferramenta de vídeo e/ou áudio como um complemento, enquanto no webcast a tecnologia já foi desenvolvida especificamente para vídeo.
Branding: A marca raramente é uma preocupação para pequenas reuniões internas, contudo pode ser crítica nas apresentações externas ou mesmo internas de grande público. Ninguém quer ver sua marca danificada por um evento mal feito, com congelamento da imagem, com um logo mal posicionado ou fora do seu manual de comunicação. O webcast sempre oferece mais opções de layout (o que inclui branding) para corresponder a um look and field específico da empresa, tudo de forma harmonica.
A maioria dos aplicativos de webconference oferece capacidade limitada de branding o que faz sentido em reuniões colaborativas menores entre pessoas da mesma empresa. Nesse caso a marca exposta de forma simples não se torna um problema.
Confiabilidade da plataforma: Em webconference normalmente o PC utilizado (e a tela) é a do apresentador, o que pode tornar-se um ponto falho. Naturalmente ele usa o equipamento com outras aplicações no seu dia a dia, o que aumenta a possibilidade de falha. Vale lembrar que ele normalmente está atrás de um firewall (e fazendo upload do seu evento!) em uma conexão de largura de banda limitada e concorrida pelos outros usuários da empresa que muitas vezes nem sabem que aquele evento está ocorrendo. Se houver qualquer interferência sobre essa conexão (o que ocorre muitas vezes) o evento pode falhar pois há uma competição na rede interna que é refletida no link.
O vídeo streaming (ou flash) incorporado a um webcast é criado em um ambiente controlado em máquinas configuradas e testadas exclusivamente para esse fim, o que inclui backup para redundância. Além disso normalmente são usadas conexões dedicadas de rede para oferecer um fluxo confiável de dados para redistribuição pelo CDN (Content Delivery Network)contratado; isso reduz drasticamente a possibilidade da degradação.
3. Custos
Sistemas de webconference podem ser adquiridos de várias formas, mas a mais comum é um custo por minuto para cada participante (além dos 0800), o que torna o preço final variável, ou seja, você não tem um orçamento definido antecipadamente - apenas uma expectativa considerando o público que convidou. Para webcasts normalmente é cobrada uma taxa fixa para um número máximo de participantes simultâneos aliada ao tempo do evento, tornando o orçamento muito mais previsível.
Os custos também pode variar significativamente entre as duas plataformas, especialmente em se tratando de grandes audiências. Com custos a R$ 0,30 por minuto um evento de duas horas com 200 usuários pode custar R$ 7.200 - isso contando com ligações locais, sem DDD. Com o mesmo investimento você tem o evento por até 8 horas contínuas para um público maior, com mais qualidade e que ainda pode ser disponibilizado on-demand, pós-evento, para acesso por quem não conseguiu conectar-se a tempo ou que estava em algum outro encontro.
Em suma, ao decidir entre webconference e webcast faça a si algumas perguntas:
a) a audiência: natureza do seu público, dispersão geográfica, quantidade, que tipo de controle você tem sobre os PCs deles e gerenciamento de acessos com relatórios, cadastros, etc.. Quando maior os números e maior a dispersão, mais sentido faz um webcast. Mais recentemente
b) o nível de qualidade de produção: que nível seu evento online requer? Se é para um público externo, que imagem da sua marca você quer passar? Quantos palestrantes você vai ter e que vão interferir diretamente na dinâmica deste evento? Que dinâmica de evento você quer (câmeras com corte). Você deseja ter destaque em sua marca? Se o nível de produção não for muito exigente, é para público interno pouco numeroso e requer interatividade, webconference é um bom caminho. Do contrário, o webcast é a melhor solução, ou seja, público maior, melhor produção, maior cuidado com a imagem de forma harmoniosa à comunicação corporativa.
c) o quanto você deseja investir: muitos fornecedores oferecem ambas as soluções e eles devem ser capazes de mostrar a você estas diferenças, o impacto das eventuais mudanças que você queira para o seu evento (para que você não tenha surpresas pós-evento) e a melhor aplicação para cada ocasião. Contratos anuais trazem significativo ganho tanto para quem contrata quanto para quem fornece o serviço.
d) a frequência de uso: se você vai fazer isso uma única vez, se isso faz parte de um projeto mais intenso de comunicação semanal ou diária ou ainda se várias áreas da corporação podem fazer uso da mesma plataforma - o que vai determinar o volume global - tudo tem que ser ponderado para a escolha da melhor tecnologia e para a melhor experiência pelo usuário (que é o que interessa).
e) a infraestrutura e pessoal (peopleware): se você dispõe de links dedicados e de back-up, se tem hardware compartilhado ou específico para eventos, se tem disponibilidade de pessoal para produção ou ainda se tem estes dedicados à administração dos eventos e gerenciamento de seus conteúdos e relatórios. Se a medida da leitura sua tendência é responder não, avalie potencialmente webcast e serviços agregados do fornecedor. Dedique-se ao seu core business.
Giancarlo Colombo
Nenhum comentário:
Postar um comentário